Automatyzacja rezerwacji

O firmie

Restauracja z bogatą tradycją kulinarną, zlokalizowana w atrakcyjnej turystycznie okolicy. Posiada kilkadziesiąt miejsc siedzących w kilku salach. Szczególnie popularna w sezonie turystycznym, weekendy i okres świąteczny. Regularnie organizuje wydarzenia specjalne – kolacje tematyczne, degustacje, biesiady regionalne.

Wyzwanie

Codziennie do restauracji napływało od 50 do 250 zapytań o rezerwacje. Menadżer poświęcał na ich obsługę 5–7 godzin dziennie – zamiast witać gości, szkolić personel i dbać o wizerunek marki.

Rozwiązanie

• Inteligentny bot rezerwacyjny obsługujący zapytania mailowe i z formularza na stronie – automatyczne odpowiedzi na pytania o dostępność stolików, godziny otwarcia i wydarzenia specjalne.
• Integracja z kalendarzem dostępności – bot w czasie rzeczywistym sprawdzał wolne miejsca i potwierdzał rezerwacje bez udziału menadżera.
• Automatyczne potwierdzenia i przypomnienia dla gości – e-maile z potwierdzeniem rezerwacji oraz przypomnienia przed wizytą.
• Eskalacja wyjątkowych przypadków – rezerwacje grupowe, wydarzenia firmowe i specjalne życzenia trafiały do menadżera z pełnym kontekstem rozmowy.

Wyniki i efekty

• Czas menadżera na obsługę rezerwacji: z 5–7 godzin dziennie do 30–45 minut.
• Szybsze odpowiedzi na zapytania gości – nawet poza godzinami pracy restauracji.
• Menadżer mógł skupić się na obsłudze gości na miejscu i budowaniu doświadczeń klientów.