Automatyzacja fakturowania międzynarodowego

O firmie

Firma specjalizuje się w rekrutacji pracowników budowlanych i delegowaniu ich do pracy u zagranicznych kontrahentów – głównie w krajach Europy Zachodniej (Niemcy, Holandia, Belgia, Skandynawia). Obsługuje jednocześnie dziesiątki kontraktów z zagranicznymi firmami budowlanymi, z których każdy ma indywidualne warunki rozliczeniowe, walutę, stawki i wymogi dokumentacyjne.

Wyzwanie

Każdy kontrakt zagraniczny wymagał odrębnego fakturowania – w odpowiedniej walucie, z prawidłową stawką VAT (lub jej brakiem przy transakcjach wewnątrzwspólnotowych), z właściwym formatem numeru faktury, we właściwym języku i z odpowiednimi danymi rejestrowymi kontrahenta. Dochodzą do tego różne terminy płatności, kursy walut, korekty za nadgodziny i absencje pracowników.

Proces ten wymagał ośmiu osób, które ręcznie przygotowywały faktury w arkuszach kalkulacyjnych, sprawdzały kursy walut, weryfikowały stawki i warunki kontraktowe, a następnie wysyłały dokumenty i monitorowały płatności. Błędy były częste: niewłaściwy kurs walutowy, pomylona stawka VAT, brak odliczeń za noclegi/paliwo – co generowało korekty, opóźnienia w płatnościach i napięcia z kontrahentami.

Rozwiązanie

• Automatyczne generowanie faktur na podstawie danych z kontraktów – system pobierał informacje o przepracowanych godzinach, stawkach, warunkach kontraktowych i generował kompletną fakturę w odpowiedniej walucie i formacie.
• Automatyczna wysyłka faktur do kontrahentów i monitoring płatności z automatycznymi przypomnieniami.
• Dashboard z przeglądem stanu rozliczeń – zaległości, zbliżające się terminy, przychody w podziale na kontrahentów i waluty.

Wyniki i efekty

• Redukcja zespołu fakturowania z 8 do 1 osoby – pozostałe osoby przeszły do innych ról w firmie (rekrutacja, koordynacja, rozwój biznesu).
• Eliminacja błędów w fakturowaniu.
• Skrócenie czasu przygotowania faktur z kilkudziesięciu minut do sekund.
• Szybsze wpływy – automatyczne przypomnienia o płatnościach skróciły średni czas oczekiwania na zapłatę.
• Pełna kontrola finansowa – dashboard dał zarządowi bieżący wgląd w stan rozliczeń.